Bauträger-Setup-Programm

Bauträger steuern jede Einheit mit Zoho One

Vom Einheiten-Pool über Reservierung und Notar bis zur Übergabe: ein System, das jede Wohneinheit mit Live-Status, MaBV-Zahlungsplan und Käuferkommunikation trägt.

  • Jede Einheit mit Live-Verfügbarkeit: frei, reserviert, verkauft
  • Reservierung, Kaufvertrag und MaBV-Zahlungsplan in einem Fluss
  • Kein verpasster Zahlungsabruf, kein verlorener Käufer
Erstgespräch buchen Workflow Planner öffnen Antwortzeit: noch am selben Tag
1:30
Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·Deutschland

Außendienst

Ein deutscher Field-Service-Anbieter verbindet Vertrieb, Ticketing, Außendienst und Abrechnung zu einer einzigen Plattform.

Pain
  • Anfahrtspauschalen wurden manuell pro Adresse abgeschätzt, Fehler waren Alltag
  • Techniker hatten beim Einsatz keine Sicht auf das Gerät des Kunden
  • Berichte wurden auf Papier verfasst und Tage später ins System getippt
  • Monatliche Abrechnung war ein Marathon aus Excel und Word
Gain
  • Adresseingabe → Anfahrtszone und Pauschale automatisch im Deal
  • Atera-Inventar, Asset-Management und Wartungsverträge in einem CRM-View
  • Voice-to-Text-Bericht plus Kundenunterschrift auf einem Screen vor Ort
  • PandaDoc-Vertragsunterzeichnung löst Won automatisch aus
Projektdauer ~4 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMAteraPandaDocMetaZoho DeskZoho Creator
Fallstudie·Deutschland

Immobilien

Ein deutscher Immobilieninvestor brauchte eine durchgängige Plattform für Investor-Onboarding, Portfolio-Tracking und Lifecycle-Buchhaltung.

Pain
  • Investor-Daten verteilt auf Excel, Mailpostfächer und Notizen
  • Manuelle KYC-Prozesse mit Papier-Formularen und Mehrfachübertragung
  • Termin-Koordination per E-Mail mit Doppelbuchungen und Reibung
  • Keine zentrale Sicht auf Capital Calls, Distributions und Investor-Kommunikation
Gain
  • Jeder Investor mit voller Historie und Portfolio sichtbar im CRM
  • KYC, Termine und Buchhaltung greifen automatisch ineinander
  • Saubere Migration der Altdaten in ein normalisiertes Modell
  • Jede E-Mail und jedes Gespräch pro Investor auditierbar dokumentiert
Projektdauer ~1 Monat
Gebaut mit
Zoho OneZoho CRMZoho FormsZoho BookingsZoho MailZoho Books
Das Problem

Mehr Einheiten als Überblick?

Bei Bauträgern zerfasert der Prozess zwischen Vermarktung, Notar und Bauphasen. Nicht die Auftragslage ist das Problem, sondern dass alles von Hand und über zu viele Kanäle läuft.

  • Verfügbarkeit von Hand gepflegt

    Welche Einheit ist frei, reserviert oder verkauft? Der Status lebt in Tabellen und ist veraltet, sobald jemand ihn liest.

  • Reservierungen im Postfach

    Interessenten und Wartelisten verteilen sich über Mails, Notizen und Köpfe. Doppelreservierungen und verlorene Käufer sind programmiert.

  • Notar und Zahlungsplan getrennt

    Kaufvertrag, Notartermine, Bauphasen und Zahlungsabrufe laufen ohne gemeinsame Übersicht. Fällige Raten gehen unter.

Die Lösung

Ein System für den ganzen Bauträger-Prozess

Von der Einheiten-Anlage bis zur Übergabe folgt jede Einheit demselben Ablauf. Vermarktung, Notar und Bau arbeiten am selben Stand, nichts geht zwischen den Phasen verloren.

Bauträger mit Helm prüft Baupläne am Tablet auf einer Wohnbaustelle mit Turmkran

Jede Einheit mit Live-Status

Projekte und Wohneinheiten in einer Datenbank. Grundriss, Preis und Status frei, reserviert oder verkauft sind für das ganze Team in Echtzeit sichtbar.

Einheiten-PoolLive-VerfügbarkeitStatus-Board
Mehrgeschossiges Wohngebäude im Bau mit Gerüst und Kran

Reservierung und Käufer in einer Pipeline

Interessenten, Reservierungen und Wartelisten je Einheit in einer Pipeline. Keine Doppelreservierung, kein verlorener Käufer mehr.

Käufer-PipelineWartelisteReservierung
Bauträger übergibt Schlüssel vor einem fertiggestellten modernen Wohngebäude

Vertrag, Notar und Zahlungsplan automatisiert

Kaufverträge per Klick, Notartermine und Bauphasen-Zahlungsabrufe lösen automatisch Käuferkommunikation aus. Alles am Projekt abgelegt.

VertragsgeneratorZahlungsplanAuto-Käufer-Info
Zoho · für Bauträger konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Bauträger-Prozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihre Abläufe ein: von der Einheiten-Anlage über Reservierung und Notar bis zur Übergabe.

Zoho CRM Suchen… + Hinzufügen
Vermarktung2
ETW
WE 12 · 3-Zi · Fam. Albrecht
€ 420.000
RH
RH 4 · Reihenhaus · Demir
€ 540.000
Reserviert1
ETW
WE 07 · 2-Zi · Fam. Brandt
€ 295.000
Verkauft1
RH
RH 1 · Reihenhaus · Köhler
€ 565.000
Zoho CRM

CRM · Einheiten-Pipeline

Jede Wohneinheit als Datensatz: ETW oder Reihenhaus, Kaufpreis, Status und nächster Schritt, von der Vermarktung bis zum verkauften Objekt.

  • Pipeline nach Verkaufsstatus
  • ETW & Reihenhaus getrennt
  • Live-Verfügbarkeit je Einheit
Zoho Books Suchen… + Neu
RateEinheit / KäuferDatumBetragStatus
MaBV-1WE 07 · Brandt12.03.2025€ 88.500 Bezahlt
MaBV-2WE 07 · Brandt28.04.2025€ 79.650 Offen
MaBV-3RH 1 · Köhler05.05.2025€ 56.500 Teilzahlung
Abruf DachWE 12 · Albrecht10.06.2025€ 33.600 Abruf versendet
Zoho Books

Kaufpreisraten & MaBV

Abschlagszahlungen nach MaBV, von der ersten Rate bis zur Schlussrate, mit Zahlungsstatus und automatischem Abruf je Bauphase.

  • MaBV-Raten nach Bauphase
  • Zahlungsabrufe automatisch
  • Offene Posten im Blick
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
Projekte›Wohnquartier Kronenburg›Kaufunterlagen
Teilungserklärung.pdf 04.02 freigegeben
Kaufvertrag_WE07.pdf 10.03 wartet auf Signatur
Baubeschreibung.pdf 28.01 freigegeben
Abnahmeprotokoll.docx — Entwurf
WorkDrive · Sign

Bau- & Kaufunterlagen

Teilungserklärung, Baupläne und Kaufverträge direkt am Projekt, inklusive E-Signatur, nichts geht mehr verloren.

  • Alles am Projekt abgelegt
  • E-Signatur für Kaufverträge
  • Versionen & Zugriffe
Zoho Projects Suchen… + Hinzufügen
Rohbau KW 10–18
Ausbau & TGA KW 19–30
Abnahme KW 31
Übergabe KW 33
Zoho Projects

Bauabschnitte

Von Rohbau bis Übergabe: jede Bauphase terminiert, jedem Gewerk zugewiesen, Fortschritt für das ganze Team sichtbar.

  • Terminierte Bauabschnitte
  • Gewerk-Zuweisung
  • Fortschritt live
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrem Bauträger-Betrieb ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe von der Einheiten-Anlage über Vermarktung und Notar bis zur Übergabe und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihre Prozesse in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Einheiten-, Käufer- und Vertragsdaten.
  4. BegleitungSchulung von Vertrieb, Bauleitung und Backoffice, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
KI in der Praxis

Wo KI im Bauträger-Vertrieb wirklich Arbeit abnimmt.

Keine Spielerei, konkrete Stellen, an denen wir KI in echten Zoho-Setups eingebaut haben, damit Reservierungen sortiert ankommen und kein Käufer untergeht.

  • Reservierungen von Hand der Einheit zuordnen
    Anfrage-Routing

    Reservierungen landen sortiert an der Einheit

    Eingehende Interessenten- und Reservierungsmails werden automatisch gelesen, dem passenden Projekt und der richtigen Einheit zugeordnet und priorisiert, ohne manuelles Triagieren.

  • Vertragsdaten von Hand abtippen
    Dokumenten-OCR

    Kaufvertrag und Notarunterlagen lesen sich aus

    Beträge, Fristen und Käuferdaten werden per OCR aus Kaufverträgen und Notardokumenten extrahiert und ins richtige Feld am Projekt geschrieben, kein Abtippen.

  • Interessenten im Bauch sortieren
    Käufer-Scoring

    Kaufkräftige Interessenten zuerst

    Zoho Zia bewertet eingehende Anfragen nach Budget, Suchprofil und Reaktion, sodass Ihr Vertrieb zuerst auf die ernsthaften Käufer für die freie Einheit zugeht.

Kontakt

Bereit, jede Einheit in einem System zu steuern?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihren Betrieb zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Workflow Planner öffnen

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Können wir mehrere Bauvorhaben gleichzeitig im selben System führen?

Ja. Jedes Projekt hat seinen eigenen Einheiten-Pool mit Live-Status, und Ihr Team sieht entweder ein einzelnes Vorhaben im Detail oder alle Projekte nebeneinander, ohne separate Tabellen pro Bauphase.

Wie verhindert das System Doppelreservierungen einer Einheit?

Eine Einheit wechselt in der Pipeline verbindlich von frei auf reserviert; wer danach zugreift, sieht sofort den belegten Status und kann den Interessenten stattdessen auf die Warteliste setzen. Die Reservierung lebt nicht mehr in einzelnen Postfächern.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Einheiten-, Käufer- und Vertragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für kleine Bauträger ebenso wie für wachsende Häuser. Ihre Bauleiter und Vertriebsmitarbeiter greifen mobil per App auf Einheiten, Aufgaben und Dokumente zu, auch direkt von der Baustelle.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.