Hausverwaltungs-Setup-Programm

Hausverwaltung, in der kein Anliegen verloren geht.

Wir bauen Ihrer Hausverwaltung ein Zoho-System, das jedes Mieter- und Eigentümeranliegen als Ticket erfasst, dem richtigen Handwerker zuweist und bis zur Abrechnung dokumentiert.

  • Jede Meldung als Ticket, nichts geht mehr unter
  • Handwerker-Koordination und Status in einem Überblick
  • Mietzahlungen, Nebenkosten & Dokumente an einem Ort
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Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·Deutschland

Außendienst

Ein deutscher Field-Service-Anbieter verbindet Vertrieb, Ticketing, Außendienst und Abrechnung zu einer einzigen Plattform.

Pain
  • Anfahrtspauschalen wurden manuell pro Adresse abgeschätzt, Fehler waren Alltag
  • Techniker hatten beim Einsatz keine Sicht auf das Gerät des Kunden
  • Berichte wurden auf Papier verfasst und Tage später ins System getippt
  • Monatliche Abrechnung war ein Marathon aus Excel und Word
Gain
  • Adresseingabe → Anfahrtszone und Pauschale automatisch im Deal
  • Atera-Inventar, Asset-Management und Wartungsverträge in einem CRM-View
  • Voice-to-Text-Bericht plus Kundenunterschrift auf einem Screen vor Ort
  • PandaDoc-Vertragsunterzeichnung löst Won automatisch aus
Projektdauer ~4 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMAteraPandaDocMetaZoho DeskZoho Creator
Fallstudie·Deutschland

Immobilien

Ein deutscher Immobilieninvestor brauchte eine durchgängige Plattform für Investor-Onboarding, Portfolio-Tracking und Lifecycle-Buchhaltung.

Pain
  • Investor-Daten verteilt auf Excel, Mailpostfächer und Notizen
  • Manuelle KYC-Prozesse mit Papier-Formularen und Mehrfachübertragung
  • Termin-Koordination per E-Mail mit Doppelbuchungen und Reibung
  • Keine zentrale Sicht auf Capital Calls, Distributions und Investor-Kommunikation
Gain
  • Jeder Investor mit voller Historie und Portfolio sichtbar im CRM
  • KYC, Termine und Buchhaltung greifen automatisch ineinander
  • Saubere Migration der Altdaten in ein normalisiertes Modell
  • Jede E-Mail und jedes Gespräch pro Investor auditierbar dokumentiert
Projektdauer ~1 Monat
Gebaut mit
Zoho OneZoho CRMZoho FormsZoho BookingsZoho MailZoho Books
Fallstudie·Deutschland

Personalmanagement

Ein deutscher Hausverwaltungs- und Personaldienstleister brauchte eine durchgängige Plattform vom Lead bis zur Abrechnung, inklusive mobiler App für die Mitarbeiter im Feld.

Pain
  • Feldstunden landeten auf Papier und wurden händisch in Excel übertragen
  • Verträge per Print + Post, Vertragszyklen dauerten Wochen
  • Keine Sicht darauf, welcher Mitarbeiter gerade wo arbeitet
  • Abschlags- und Schlussrechnungen mussten manuell zusammengeführt werden
Gain
  • Mobile App liefert Zeiten und GPS direkt in die Abrechnung
  • Verträge laufen end-to-end digital über E-Signatur
  • Fuhrpark mit TÜV, Mietzeitraum und Kilometerstand in einem Modul
  • Dashboards zeigen Personaleinsatz und Projektkosten transparent
Projektdauer ~3 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMZoho CreatorZoho ProjectsZoho BooksZoho WriterZoho Sign
Das Problem

Anliegen per Telefon und Mail, und am Monatsende fehlt der Überblick?

In der Hausverwaltung bricht der Prozess meist zwischen Meldung und Erledigung. Nicht die Software ist das Problem, sondern dass Anliegen nirgends zentral festgehalten werden.

  • Anliegen gehen unter

    Mieter melden Schäden per Anruf, WhatsApp und Mail. Ohne Ticket geht die Hälfte im Tagesgeschäft verloren.

  • Kein Überblick über Offenes

    Welche Reparatur läuft, welche ist überfällig, wer wartet auf Rückmeldung? Niemand sieht es auf einen Blick.

  • Handwerker-Koordination ist Handarbeit

    Termine, Angebote und Rückmeldungen der Dienstleister werden einzeln per Telefon und Mail nachgehalten.

Die Lösung

Ein System für den ganzen Verwaltungsprozess

Vom Anliegen bis zur Abrechnung folgt jeder Vorgang demselben Ablauf. Jede Meldung wird zum Ticket, nichts geht zwischen Telefon und Postfach verloren.

Hausverwalter mit Tablet und Schlüsseln vor einem gepflegten Wohnkomplex

Jedes Anliegen wird zum Ticket

Ob per Mail, Formular oder Telefon, jede Meldung landet als Ticket am richtigen Objekt, mit Kategorie, Foto und Verlauf. Nichts wird mehr abgetippt oder vergessen.

Ticket-ErfassungAuto-ObjektzuordnungZoho Desk
Hausmeister inspiziert mit Klemmbrett den Technikraum eines Gebäudes

Zuweisung & Handwerker-Koordination

Tickets werden nach Gewerk automatisch zugewiesen, Dienstleister angefragt und Termine nachgehalten. Status und Rückmeldungen laufen an einem Ort zusammen.

ZuweisungsregelnDienstleister-PortalTermin-Status
Hausverwalterin im freundlichen Gespräch mit Bewohnern in einer hellen Lobby

Übersicht für Eigentümer & Abrechnung

Eigentümer sehen den Stand ihrer Objekte, Belege und Dokumente legen sich pro Vorgang ab. Die Betriebskostenabrechnung greift auf saubere, vollständige Daten zu.

Eigentümer-ÜbersichtBeleg-AblageAbrechnungs-Export
Zoho · für Hausverwaltungen konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Verwaltungsprozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihre Abläufe ein: vom Mieteranliegen über die Handwerker-Koordination bis zur Betriebskostenabrechnung.

Zoho Desk Suchen… + Hinzufügen
Eingegangen2
REP
Heizung Whg. 4B · Müller
€ 480
ABR
Nebenkosten-Rückfrage Schmidt
€ 1.250
Zugewiesen1
REP
Wasserschaden Bad · Lindenstr. 12
€ 2.300
Erledigt1
REP
Fensteraustausch · WEG Parkallee 7
€ 3.900
Zoho Desk

Desk · Anliegen-Pipeline

Jedes Mieter- und Eigentümeranliegen als Ticket: Reparatur oder Abrechnung, geschätzter Aufwand, Phase und nächster Schritt.

  • Pipeline nach Anliegen-Status
  • Reparatur & Abrechnung getrennt
  • Auto-Zuordnung zum Objekt
Zoho Books Suchen… + Neu
BelegObjekt / MieterDatumBetragStatus
MZ-2025-204Müller · Whg. 4B01.06.2025€ 1.180 Bezahlt
MZ-2025-205Schmidt · Whg. 2A01.06.2025€ 940 Offen
NK-2025-031WEG Parkallee 703.06.2025€ 4.620 Teilzahlung
MA-2025-009Becker · Whg. 1C05.06.2025€ 1.860 Mahnung
Zoho Books

Mieten & Nebenkosten

Mietzahlungen, Nebenkostenabrechnungen und Mahnungen an einem Ort.

  • Mieteingänge im Blick
  • Nebenkosten nachverfolgt
  • Mahnlauf automatisiert
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
ObjekteLindenstr. 12Dokumente
Mietvertrag_Whg4B.pdf 01.06 signiert
Übergabeprotokoll_Whg2A.pdf 03.06 wartet auf Signatur
Betriebskostenabrechnung_2024.pdf 05.06 in Prüfung
Hausordnung.docx Entwurf
WorkDrive · Sign

Dokumentenverwaltung

Mietverträge, Übergabeprotokolle und Abrechnungen direkt am Objekt, inkl. E-Signatur.

  • Alles am Objekt abgelegt
  • E-Signatur integriert
  • Versionen & Zugriffe
Zoho Projects Suchen… + Hinzufügen
Schaden begutachten Mo
Handwerker beauftragen Di
Reparatur Wasserschaden Mi–Do
Abnahme & Mieter-Info Fr
Zoho Projects

Instandhaltung & Handwerker

Von der Schadensmeldung bis zur Abnahme: jede Aufgabe terminiert und dem richtigen Gewerk zugewiesen.

  • Terminierte Reparaturschritte
  • Handwerker-Zuweisung
  • Fortschritt live
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrer Hausverwaltung ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe vom Mieteranliegen über die Handwerker-Koordination bis zur Abrechnung und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihre Prozesse in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Objekt-, Mieter- und Eigentümerdaten.
  4. BegleitungSchulung Ihres Teams, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
KI in der Praxis

Wo KI in der Hausverwaltung wirklich Arbeit abnimmt.

Keine Spielerei, konkrete Stellen, an denen wir KI in echten Zoho-Setups eingebaut haben, damit Ihr Team weniger tippt und nichts mehr untergeht.

  • Mieter-Mails von Hand triagieren
    Anliegen-Klassifizierung

    Mails landen sortiert im Ticket

    Eingehende E-Mails werden automatisch gelesen, kategorisiert (Heizung, Wasserschaden, Lärm …) und mit Priorität dem richtigen Objekt & Gewerk zugeordnet.

  • Rechnungen Zeile für Zeile abtippen
    Dokumenten-OCR

    Rechnungen lesen sich selbst aus

    Beträge, Datum und Objektzuordnung werden per OCR aus Rechnungen und Verträgen extrahiert und ins richtige Feld geschrieben.

  • Jede Antwort manuell formulieren
    Antwort-Assistent

    Standardantworten in Sekunden

    Für wiederkehrende Anliegen schlägt die KI fertige Antwortentwürfe im Ton Ihrer Verwaltung vor. Ihr Team prüft und bestätigt nur noch.

Kontakt

Bereit, dass kein Mieteranliegen mehr untergeht?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Können Mieter, Eigentümer und Handwerker im selben System arbeiten?

Ja. Jede Gruppe bekommt genau den Zugriff, den sie braucht: Mieter melden Anliegen, Handwerker sehen nur ihren Auftrag, Ihr Team behält die volle Übersicht.

Lassen sich WEG- und Mietverwaltung getrennt abbilden?

Ja. Objekte, Einheiten und Verträge werden so strukturiert, dass WEG- und Mietverwaltung sauber getrennt, aber in einem System auswertbar bleiben.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für Einzelunternehmer ebenso wie für wachsende Teams. Ihr Team greift mobil per App auf alle Vorgänge, Aufgaben und Dokumente zu, auch von unterwegs.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.