Makler-Setup-Programm

Von der Anfrage zum Notartermin, alles in einem System.

Anfragen automatisch zum passenden Objekt gematcht, Besichtigungen koordiniert, Pipeline und Provision bis zum Abschluss im Blick.

  • Anfragen in Minuten statt Stunden dem Objekt zugeordnet
  • Exposés, Grundrisse und Verträge am Objekt, nicht im Postfach
  • Pipeline und Provision bis zum Notartermin transparent
Erstgespräch buchen Workflow Planner öffnen Antwortzeit: noch am selben Tag
1:30
Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·Deutschland

Immobilien

Ein deutscher Immobilieninvestor brauchte eine durchgängige Plattform für Investor-Onboarding, Portfolio-Tracking und Lifecycle-Buchhaltung.

Pain
  • Investor-Daten verteilt auf Excel, Mailpostfächer und Notizen
  • Manuelle KYC-Prozesse mit Papier-Formularen und Mehrfachübertragung
  • Termin-Koordination per E-Mail mit Doppelbuchungen und Reibung
  • Keine zentrale Sicht auf Capital Calls, Distributions und Investor-Kommunikation
Gain
  • Jeder Investor mit voller Historie und Portfolio sichtbar im CRM
  • KYC, Termine und Buchhaltung greifen automatisch ineinander
  • Saubere Migration der Altdaten in ein normalisiertes Modell
  • Jede E-Mail und jedes Gespräch pro Investor auditierbar dokumentiert
Projektdauer ~1 Monat
Gebaut mit
Zoho OneZoho CRMZoho FormsZoho BookingsZoho MailZoho Books
Fallstudie·Deutschland

Leadgenerierung

Eine deutsche Lead-Generation-Plattform hatte Web-Leads, Bookings und CRM-Deals in getrennten Welten.

Pain
  • Web-Leads landeten in Postfächern und gingen im Tagesgeschäft unter
  • Bookings-Termine ohne automatisch verknüpften Deal
  • Jeder Vertriebsmitarbeiter hat sein eigenes Vorgehen erfunden
  • Keine belastbaren Zahlen, woher Conversions wirklich kommen
Gain
  • Jeder Lead wird unmittelbar zu einem strukturierten Deal
  • Standardisierter Prozess von der Anfrage bis zum Abschluss
  • Deluge-Skripte performant, wartbar und dokumentiert
  • Marketing-ROI klar pro Quelle und Funnel-Stufe
Projektdauer ~2 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMZoho FlowZoho Analytics
Das Problem

CRM gekauft, und trotzdem im Postfach?

Bei Maklern bricht der Prozess meist zwischen Anfrage und Zuordnung. Nicht Zoho ist das Problem, sondern wie es eingeführt wurde.

  • Anfragen überrollen Sie

    Dutzende Interessenten-Mails pro Objekt, und das Zuordnen zum passenden Objekt ist reine Handarbeit.

  • Dokumente verstreut

    Exposés, Grundrisse und Unterlagen liegen in Mails, auf Laufwerken und in Portalen statt am Objekt und am Interessenten.

  • Keine Übersicht

    Welcher Interessent ist in welcher Phase, welche Besichtigung steht an, welche Provision ist offen? Niemand sieht es auf einen Blick.

Die Lösung

Ein System für den ganzen Maklerprozess

Von der Anfrage bis zum Abschluss folgt jeder Interessent demselben Ablauf. Nichts versandet im Postfach, kein Objekt-Match geht verloren.

Immobilienmakler präsentiert einem jungen Paar eine helle, moderne Wohnung

Anfragen automatisch zum Objekt gematcht

Neue Interessenten und ihre Suchkriterien landen direkt im CRM und werden automatisch passenden Objekten zugeordnet, kein manuelles Sortieren mehr.

Auto-MatchingSuchprofileObjekt-Datenbank
Makler fotografiert eine stilvolle, leere moderne Wohnung mit dem Smartphone fürs Exposé

Besichtigungen koordiniert und nachgefasst

Termine planen, Bestätigungen verschicken und nach der Besichtigung automatisch nachfassen, alles am Interessenten und am Objekt dokumentiert.

TerminplanungAuto-Follow-upKalender-Sync
Makler übergibt einem lächelnden Paar in einer sonnigen Wohnung die Schlüssel

Exposés, Pipeline und Provision an einem Ort

Exposés per Klick erzeugt, jeder Deal in einer klaren Pipeline bis zum Notartermin, inklusive Übersicht über offene und verdiente Provisionen.

Exposé-GeneratorDeal-PipelineProvisions-Tracking
Zoho · für Immobilienmakler konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Maklerprozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihre Abläufe ein: von der Anfrage über die Besichtigung bis zum Notartermin.

Zoho CRM Suchen… + Hinzufügen
Anfrage2
Kauf
Eigentumswohnung Kreuzviertel
€ 420.000
Miete
Gewerbefläche Hafen
€ 2.400/Mt
Besichtigung1
Kauf
Reihenhaus Aplerbeck
€ 535.000
Abschluss1
Kauf
Stadtvilla Gartenstadt
€ 720.000
Zoho CRM

CRM · Makler-Pipeline

Jede Anfrage als Deal: Kauf oder Miete, Objektwert, Phase und nächster Schritt.

  • Pipeline nach Makler-Phasen
  • Kauf & Miete getrennt
  • Auto-Matching zum Objekt
Zoho Books Suchen… + Neu
ProvisionObjektDatumBetragStatus
PR-2025-031Stadtvilla Gartenstadt12.05.2025€ 25.200 Verdient
PR-2025-034Reihenhaus Aplerbeck19.05.2025€ 18.700 Offen
PR-2025-029Eigentumswohnung Kreuzviertel05.05.2025€ 14.900 Teilzahlung
PR-2025-037Gewerbefläche Hafen02.06.2025€ 8.640 Notartermin
Zoho Books

Provisionsübersicht

Verdiente und offene Provisionen je Objekt an einem Ort, vom Abschluss bis zum Notartermin.

  • Provision je Abschluss
  • Offene Posten im Blick
  • Notartermin nachverfolgt
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
Objekte›Stadtvilla Gartenstadt›Dokumente
Exposé.pdf 10.05 veröffentlicht
Grundriss.pdf 10.05 abgelegt
Kaufvertrag.pdf 14.05 wartet auf Signatur
Energieausweis.pdf — Entwurf
WorkDrive · Sign

Dokumentenverwaltung

Exposés, Grundrisse und Kaufverträge direkt am Objekt, inkl. E-Signatur.

  • Alles am Objekt abgelegt
  • E-Signatur für Verträge
  • Versionen & Zugriffe
Zoho Bookings Suchen… + Hinzufügen
Besichtigung Kreuzviertel Mo
Follow-up Interessenten Di
Besichtigung Aplerbeck Mi–Do
Notartermin Gartenstadt Fr
Zoho Bookings

Besichtigungsplanung

Besichtigungstermine und Follow-ups terminiert und zugewiesen, bis zum Notartermin getaktet.

  • Termine zentral geplant
  • Auto-Follow-up nach Besichtigung
  • Bis zum Notartermin getaktet
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrem Maklergeschäft ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe von der Objektaufnahme über die Besichtigung bis zum Abschluss und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihre Prozesse in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Objekt- und Interessentendaten.
  4. BegleitungSchulung Ihres Teams, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
KI in der Praxis

Wo KI im Makleralltag wirklich Arbeit abnimmt.

Keine Spielerei, konkrete Stellen, an denen wir KI in echten Zoho-Setups eingebaut haben, damit Anfragen sortiert ankommen und kein Interessent untergeht.

  • Anfragen von Hand sortieren und zuordnen
    Anfrage-Scoring

    Kaufkräftige Interessenten zuerst

    Eingehende Portal- und Mail-Anfragen werden gelesen, nach Suchprofil dem passenden Objekt zugeordnet und von Zoho Zia priorisiert, Ihr Team kümmert sich zuerst um die ernsthaften Käufer.

  • Jedes Exposé von Hand texten
    Exposé-Entwurf

    Exposé- und Antworttexte in Sekunden

    Aus den Objektdaten schlägt die KI fertige Exposé- und Antwortentwürfe in Ihrem Ton vor. Sie prüfen, ergänzen und geben nur noch frei.

  • Eckdaten von Hand abtippen
    Dokumenten-OCR

    Grundbuch und Energieausweis lesen sich aus

    Eckdaten werden per OCR aus Grundbuchauszug und Energieausweis extrahiert und ins richtige Feld am Objekt geschrieben, kein Abtippen vor dem Notartermin.

Kontakt

Bereit, jede Anfrage in einen Abschluss zu verwandeln?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihr Maklergeschäft zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Workflow Planner öffnen

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Lassen sich Anfragen aus Portalen wie ImmoScout automatisch dem richtigen Objekt zuordnen?

Ja. Eingehende Portal- und Mail-Anfragen landen direkt im CRM und werden anhand des Suchprofils dem passenden Objekt zugeordnet. Sie sortieren nicht mehr von Hand und keine Anfrage versandet im Postfach.

Wie werden Besichtigungen und das Nachfassen danach gesteuert?

Termine werden am Interessenten und am Objekt geplant, Bestätigungen gehen automatisch raus, und nach der Besichtigung erinnert das System ans Nachfassen, dokumentiert an beiden Datensätzen statt im Kalender und Kopf.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für Einzelunternehmer ebenso wie für wachsende Teams. Ihr Team greift mobil per App auf alle Vorgänge, Aufgaben und Dokumente zu, auch von unterwegs.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.