Agentur-Setup-Programm

Vom Pitch zum Retainer, Ihre Agentur skaliert mit Zoho One.

Leads, Pitches, Angebote, Projekte mit Zeiterfassung und wiederkehrende Abrechnung: ein durchgängiges System, das vom ersten Kontakt bis zur Retainer-Verlängerung trägt.

  • Pitches und Retainer in einer Pipeline statt über fünf Tools
  • Angebote in Minuten statt Tagen, kalkuliert und versandfertig
  • Kunden-Reporting auf Knopfdruck aus echten Projekt- und Zeitdaten
Erstgespräch buchen Workflow Planner öffnen Antwortzeit: noch am selben Tag
1:30
Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·Deutschland

Leadgenerierung

Eine deutsche Lead-Generation-Plattform hatte Web-Leads, Bookings und CRM-Deals in getrennten Welten.

Pain
  • Web-Leads landeten in Postfächern und gingen im Tagesgeschäft unter
  • Bookings-Termine ohne automatisch verknüpften Deal
  • Jeder Vertriebsmitarbeiter hat sein eigenes Vorgehen erfunden
  • Keine belastbaren Zahlen, woher Conversions wirklich kommen
Gain
  • Jeder Lead wird unmittelbar zu einem strukturierten Deal
  • Standardisierter Prozess von der Anfrage bis zum Abschluss
  • Deluge-Skripte performant, wartbar und dokumentiert
  • Marketing-ROI klar pro Quelle und Funnel-Stufe
Projektdauer ~2 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMZoho FlowZoho Analytics
Fallstudie·Deutschland

Beratung

Eine deutsche Management-Beratung wollte vom Tag eins an mit einer voll integrierten Zoho-One-Plattform arbeiten.

Pain
  • Mehrere Logins für jede Anwendung des Tagesgeschäfts
  • Projektabrechnung erforderte manuelles Excel-Mapping
  • DATEV-Übergabe lief per Mailanhängen und Nachfragen
  • Historische Projekte lagen unverknüpft außerhalb des CRM
Gain
  • Ein Passwort öffnet das komplette Zoho-One-Ökosystem
  • Timelogs in Projects fließen automatisch in Rechnungen in Books
  • Belege wandern per Auto-BCC ohne Zwischenstopp zum Steuerberater
  • Excel-Timelog-Mapping importiert die Altprojekt-Historie ins CRM
Projektdauer ~7 Monate
Gebaut mit
Zoho OneMicrosoft AzureZoho CRMZoho ProjectsZoho BooksDATEV
Fallstudie·Deutschland

Reputationsmanagement

Ein deutscher Anbieter für Reputations- und Bewertungsmanagement brauchte einen schnellen, vollautomatisierten Weg von der Website-Anfrage bis zur Bewertung.

Pain
  • Website-Leads landeten manuell im CRM oder gar nicht
  • Angebote wurden als PDF erstellt, langsamer Versand, langsame Antwort
  • Preise mussten pro Service-Kombination händisch kalkuliert werden
  • Bewertungs-Reminder nach Zahlung wurden vergessen
Gain
  • Website-API legt jeden Lead automatisch als Deal mit Kampagnenquelle an
  • E-Mail-Estimate wird beim Stage-Wechsel auf ANGEBOT direkt verschickt
  • Dynamische Preise berechnen sich aus Produkt × Service-Einheit
  • Automatische Sequenz: Pre-Payment-Reminder → Rechnung → Review-Reminder
Projektdauer ~5 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMZoho BooksAPI Integration
Das Problem

Volle Auftragsbücher und trotzdem kein Überblick?

Bei Agenturen bricht der Prozess meist zwischen Akquise, Projekt und Abrechnung. Nicht die Auftragslage ist das Problem, sondern dass alles von Hand und über zu viele Kanäle läuft.

  • Leads & Pitches verteilt

    Anfragen liegen in Postfächern, Tabellen und Notizen, die nicht miteinander reden. Kein Mensch weiß, welcher Pitch wo steht.

  • Angebote dauern

    Jedes Angebot wird neu zusammengebaut, Leistungen und Preise von Hand kopiert. Tage statt Stunden bis zum Versand.

  • Retainer & Reporting von Hand

    Scope-Creep frisst Margen, Stunden landen verspätet im System und jedes Monatsreporting entsteht mühsam aus mehreren Quellen.

Die Lösung

Ein System für den ganzen Agenturprozess

Vom Lead bis zum Reporting folgt jedes Mandat demselben Ablauf. Akquise, Kampagne und Abrechnung arbeiten am selben Stand, nichts geht zwischen den Tools verloren.

Kreatives Marketing-Team prüft ein Kampagnen-Moodboard und Ausdrucke an einer Studiowand

Leads und Pitches in einer Pipeline

Jede Anfrage landet automatisch im CRM und durchläuft eine klare Pitch-Pipeline. Vom ersten Kontakt bis zum gewonnenen Mandat sieht das Team auf einen Blick, was wo steht.

Lead-CapturePitch-PipelineZoho CRM
Marketer am Schreibtisch mit gedruckten Kreativmaterialien und Farbmustern

Angebote per Klick statt im Texteditor

Ein Angebotsgenerator mit Ihren Leistungspaketen und Stundensätzen erstellt ein versandfertiges Angebot in Minuten, konsistent, kalkuliert und ohne Copy-Paste.

AngebotsgeneratorLeistungskatalogPDF per Klick
Marketing-Team präsentiert einem Kunden eine Kampagne in einem hellen Agentur-Besprechungsraum

Projekte, Stunden und Reporting an einem Ort

Retainer und Kampagnen laufen in Zoho Projects mit Zeiterfassung, die Abrechnung erfolgt wiederkehrend in Books, und das Kunden-Reporting baut sich aus den echten Daten von selbst.

Zoho ProjectsZeiterfassungAuto-Reporting
Zoho · für Marketing-Agenturen konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Agenturprozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihren Agenturablauf ein: vom Lead über den Pitch bis zur wiederkehrenden Abrechnung und dem Reporting.

Zoho CRM Suchen… + Hinzufügen
Anfrage2
PERF
Google Ads Wöhrl
€ 24.000
BRND
Rebranding Lindemann
€ 32.500
Pitch1
PERF
Social-Funnel Kraftwerk
€ 28.900
Gewonnen1
BRND
Markenkampagne Vossberg
€ 64.000
Zoho CRM

CRM · Pitch-Pipeline

Jede Anfrage als Deal: Performance oder Brand, Angebotswert, Phase und nächster Schritt.

  • Pipeline nach Pitch-Phasen
  • Performance & Brand getrennt
  • Angebote in Minuten
Zoho Books Suchen… + Neu
RechnungKundeDatumBetragStatus
RE-2025-041Wöhrl GmbH12.05.2025€ 6.000 Bezahlt
RE-2025-047Kraftwerk AG19.05.2025€ 9.500 Offen
AZ-2025-012Vossberg Media02.06.2025€ 32.000 Anzahlung
RET-2025-06Lindemann & Co.03.06.2025€ 4.500 Entwurf
Zoho Books

Rechnungen & Retainer

Projektrechnungen, Anzahlungen und wiederkehrende Retainer an einem Ort.

  • Retainer automatisch abgerechnet
  • Anzahlung & Schlussrechnung
  • Offene Posten im Blick
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
Kunden›Vossberg Media›Kampagne
Briefing_Markenkampagne.pdf 12.05 freigegeben
Retainer-Vertrag.pdf 14.05 wartet auf Signatur
Mediaplan.xlsx 18.05 final
Monatsreport_Mai.pdf — Entwurf
WorkDrive · Sign

Briefings & Verträge

Briefings, Assets und Retainer-Verträge direkt am Kunden, inkl. E-Signatur.

  • Alles am Kunden abgelegt
  • E-Signatur integriert
  • Versionen & Zugriffe
Zoho Projects Suchen… + Hinzufügen
Briefing & Kickoff Mo
Konzept & Mediaplan Di–Mi
Produktion & Assets Do
Launch & Reporting Fr
Zoho Projects

Kampagnenplanung

Vom Briefing bis zum Launch: jede Aufgabe terminiert und zugewiesen.

  • Terminierte Kampagnenschritte
  • Team-Zuweisung
  • Fortschritt live
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrer Agentur ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe von der Akquise über die Kampagne bis zur Abrechnung und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihre Prozesse in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Kunden-, Projekt- und Retainer-Daten.
  4. BegleitungSchulung Ihres Teams, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
Plus KI

Mehr Tempo mit KI, ohne Mehraufwand.

Die KI übernimmt wiederkehrende Handarbeit; Entscheidungen und Kundenkontakt bleiben bei Ihrem Team.

  • Leads werden von Hand bewertet.
    Lead-Bewertung

    Anfragen kommen vorsortiert in die Pitch-Pipeline

    Eingehende Leads werden gelesen, mit Zoho Zia nach Passung bewertet und priorisiert dem richtigen Account zugeordnet. Ihr Team sieht sofort, welcher Pitch sich lohnt, ohne manuell zu sortieren.

  • Jeder Pitch wird von Hand getextet.
    Pitch-Entwurf

    Briefings und Angebote schreiben sich vor

    Aus Leistungspaketen und Stundensätzen schlägt die KI einen Pitch- und Angebotsentwurf im Ton Ihrer Agentur vor. Ihr Team prüft, schärft und gibt frei, statt bei null anzufangen.

  • Reportings werden von Hand zusammengebaut.
    Reporting-Zusammenfassung

    Kampagnen-Reports und Threads in Sekunden verdichtet

    Lange Datenauszüge und Mail-Verläufe werden automatisch zu Kernaussagen und nächsten Schritten zusammengefasst. Das Kunden-Reporting ist vorbereitet, statt mühsam aus mehreren Quellen entstehen zu müssen.

Kontakt

Bereit, mehr Mandate mit dem gleichen Team zu schaffen?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihre Agentur zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Workflow Planner öffnen

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Sehen wir bei einem Retainer, wenn ein Kunde sein vereinbartes Stundenkontingent überzieht?

Ja. Die erfasste Zeit läuft pro Retainer gegen das vereinbarte Kontingent. Sie erkennen Scope-Creep, solange Sie noch nachsteuern oder nachverhandeln können, nicht erst am Monatsende.

Müssen wir das monatliche Kunden-Reporting weiterhin von Hand aus mehreren Tools zusammenbauen?

Nein. Das Reporting baut sich aus den echten Projekt- und Zeitdaten in Zoho. Ihr Team prüft und schärft es, statt jeden Monat Zahlen aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für Einzelunternehmer ebenso wie für wachsende Teams. Ihr Team greift mobil per App auf alle Vorgänge, Aufgaben und Dokumente zu, auch von unterwegs.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.