Assistance-Setup-Programm

Jeden Fall steuern, vom Notruf bis zur Abrechnung.

Ein Zoho-System, das Fall-Eingang, 24/7-Triage, Provider-Steuerung und Versicherer-Abrechnung in einer einzigen Akte zusammenführt.

  • Falleröffnung in unter einer Minute statt 45
  • 24/7-Triage und SLA-Timer ohne gerissene Fristen
  • Versicherer-Abrechnung direkt aus der Fallakte
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Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·Europa

Assistance-Services

Ein europäisches Assistance- und Service-Unternehmen rollt das komplette Zoho-Ökosystem in einem Zug aus.

Pain
  • Anfragen, Verträge und Rechnungen lebten in getrennten Tools und Excel-Listen
  • Cases wurden manuell zugewiesen, Tickets blieben bei den falschen Teams hängen
  • Verträge wurden per Copy-Paste aus alten Word-Dokumenten zusammengeklickt
  • Dokumente lagen verstreut auf lokalen Laufwerken, verlorene Dateien waren Alltag
Gain
  • Automatische Case-Zuweisung und Priorisierung, kein manueller Triage-Schritt mehr
  • Dynamisch generierte Verträge und Angebote aus CRM-Daten in Sekunden
  • Servicebasierte Rechnungen und automatischer Zahlungsabgleich, Buchhaltung läuft im Hintergrund
  • Operatives KPI-Panel gibt dem Management jeden Morgen klare Sicht
Projektdauer ~1 Monat
Gebaut mit
Zoho OneZoho CRMZoho BooksZoho WriterZoho FlowZoho Analytics
Fallstudie·Deutschland

Außendienst

Ein deutscher Field-Service-Anbieter verbindet Vertrieb, Ticketing, Außendienst und Abrechnung zu einer einzigen Plattform.

Pain
  • Anfahrtspauschalen wurden manuell pro Adresse abgeschätzt, Fehler waren Alltag
  • Techniker hatten beim Einsatz keine Sicht auf das Gerät des Kunden
  • Berichte wurden auf Papier verfasst und Tage später ins System getippt
  • Monatliche Abrechnung war ein Marathon aus Excel und Word
Gain
  • Adresseingabe → Anfahrtszone und Pauschale automatisch im Deal
  • Atera-Inventar, Asset-Management und Wartungsverträge in einem CRM-View
  • Voice-to-Text-Bericht plus Kundenunterschrift auf einem Screen vor Ort
  • PandaDoc-Vertragsunterzeichnung löst Won automatisch aus
Projektdauer ~4 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMAteraPandaDocMetaZoho DeskZoho Creator
Das Problem

CRM im Haus, und der Fall lebt trotzdem im Postfach?

Bei Assistance-Dienstleistern bricht der Prozess meist zwischen Fall-Eingang und Abrechnung. Nicht Zoho ist das Problem, sondern wie es eingeführt wurde.

  • Kein zentraler Fall

    Fälle kommen per Telefon und E-Mail rein. Notruf, Versicherer und Provider liegen in getrennten Postfächern statt in einer Akte.

  • Koordination ist Handarbeit

    Die 24/7-Abstimmung mit Ärzten, Kliniken und Leistungserbringern läuft über Telefonlisten und Memos. Bei jedem Schichtwechsel beginnt die Suche von vorn.

  • Abrechnung verzögert sich

    Die Abrechnung mit Versicherern wird aus verstreuten Belegen zusammengesucht: langsam, fehleranfällig und ohne Überblick über offene Fälle.

Die Lösung

Ein System nach dem echten Fallablauf

Vom Notruf bis zur Abrechnung folgt jeder Fall derselben Akte. Triage, Provider-Steuerung und Abrechnung arbeiten am selben Stand, nichts geht zwischen den Schichten verloren.

Ruhige 24/7-Assistance-Leitstelle, eine Disponentin mit Headset an einem sanft beleuchteten Platz, Monitore im Hintergrund unscharf

Jeder Fall sofort in einer Akte

Notruf, E-Mail und Versicherer-Anfrage landen direkt in einer Fallakte. Eingangsdaten, Kontakte und Status an einem Ort statt über Postfächer verstreut.

Intake-FormularAuto-FallakteTriage-Workflow
Ein Koordinator am Telefon prüft an einem ruhigen Schreibtisch eine Fallakte in Papierform

Provider-Steuerung rund um die Uhr

Ärzte, Kliniken und Leistungserbringer werden direkt aus dem Fall heraus beauftragt und nachverfolgt, mit SLA-Timern, die jede offene Aufgabe sichtbar machen.

Provider-NetzwerkSLA-Timer24/7-Übergabe
Ein Assistance-Team übergibt in der Abenddämmerung neben einem Rettungswagen die Versorgung

Dokumentation und Abrechnung in einem Fluss

Falldokumentation, Freigaben und Belege liegen am Fall. Die Abrechnung mit dem Versicherer entsteht direkt aus der Akte statt aus zusammengesuchten Unterlagen.

FalldokumentationFreigabe-SchrittVersicherer-Abrechnung
Zoho · für Medical Assistance konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Assistance-Fall zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihren Fallprozess ein: vom Notruf über die Provider-Steuerung bis zur Abrechnung mit dem Versicherer.

Zoho Desk Suchen… + Hinzufügen
Neuer Fall2
Amb
Notfall Weber · Antalya
€ 8.400
Stat
Klinikaufnahme Hoffmann
€ 12.700
In Betreuung1
Amb
Rückführung Schäfer · Side
€ 19.500
Abgeschlossen1
Stat
Repatriierung Bauer
€ 27.800
Zoho Desk

Desk · Fall-Pipeline

Jeder Fall als Ticket: ambulant oder stationär, Kostenrahmen, Phase und nächster Schritt.

  • Pipeline nach Fallphasen
  • Ambulant & stationär getrennt
  • SLA-Timer pro Fall
Zoho Books Suchen… + Neu
AbrechnungKostenträgerDatumBetragStatus
AB-2025-091ADAC · Weber12.06.2025€ 8.400 Bezahlt
AB-2025-094ERGO · Hoffmann15.06.2025€ 12.700 Offen
KÜ-2025-031DKV · Schäfer16.06.2025€ 19.500 Eingereicht
AB-2025-097Allianz · Bauer18.06.2025€ 27.800 Teilzahlung
Zoho Books

Fallabrechnung

Leistungen, Kostenträger und Beträge an einem Ort: Kostenübernahmen und Rechnungen nachverfolgt.

  • Kostenträger je Fall
  • Kostenübernahme verfolgt
  • Offene Posten im Blick
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
FälleHoffmann · KlinikDokumente
Arztbericht.pdf 15.06 signiert
Kostenübernahme.pdf 16.06 wartet auf Freigabe
Klinikrechnung.pdf 17.06 eingereicht
Rückführungsprotokoll.docx Entwurf
WorkDrive · Sign

Dokumentenverwaltung

Arztberichte, Kostenübernahmen und Rechnungen direkt am Fall, inkl. E-Signatur.

  • Alles am Fall abgelegt
  • E-Signatur integriert
  • Versionen & Zugriffe
Zoho Projects Suchen… + Hinzufügen
Erstkontakt & Triage Mo
Arztkontakt & Befund Mo–Di
Kostenfreigabe Versicherer Mi
Rückführung & Abschluss Do–Fr
Zoho Projects

Einsatz- & Eskalationskette

Vom Erstkontakt bis zur Rückführung: jeder Schritt terminiert und zugewiesen.

  • Terminierte Fallschritte
  • Zuweisung im Team
  • Fortschritt live
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrem Assistance-Betrieb ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe vom Fall-Eingang über die Provider-Steuerung bis zur Abrechnung und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihren Fallprozess in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Fall-, Versicherer- und Provider-Daten.
  4. BegleitungSchulung von Triage und Abrechnung, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
KI in der Praxis

Wo KI im Assistance-Fall wirklich Arbeit abnimmt.

Keine Spielerei: konkrete Stellen, an denen wir KI in echte Zoho-Assistance-Setups einbauen, damit Ihr Team rund um die Uhr schneller triagiert und nichts im Fall untergeht.

  • Notrufe von Hand erfassen
    Fall-Triage

    Eingehende Fälle landen klassifiziert in der Akte

    Anrufnotizen und E-Mails werden automatisch gelesen, nach Dringlichkeit eingestuft und mit Falltyp dem richtigen Eingang zugeordnet. Die Falleröffnung beginnt vorsortiert statt bei null.

  • Arztberichte manuell abtippen
    Dokumenten-OCR

    Arztberichte und Rechnungen lesen sich selbst aus

    Beträge, Diagnosen und Falldaten werden per OCR aus Berichten und Versicherer-Rechnungen extrahiert und in die richtigen Felder der Akte geschrieben. Abrechnung ohne Abtippen.

  • Notizen zur Übergabe durchwühlen
    Fall-Zusammenfassung

    Saubere Übergabe beim Schichtwechsel

    Die KI fasst den Verlauf eines Falls in wenigen Sätzen zusammen. Die nächste Schicht sieht den Stand sofort, statt sich durch Notizen und Mails zu lesen.

Kontakt

Bereit, jeden Fall in einer Akte zu steuern?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihren Betrieb zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Wie behandelt das System sensible medizinische Falldaten und Zugriffsrechte?

Medizinische Daten liegen am Fall mit rollenbasiertem Zugriff: die Triage sieht den Eingang, die Leistungssteuerung den Provider-Teil, die Abrechnung die Belege. Wer was sieht, legen wir gemeinsam fest, sodass jeder nur den Teil der Akte öffnet, den seine Aufgabe verlangt.

Lassen sich SLA-Timer pro Versicherer oder Fallart unterschiedlich einstellen?

Ja. Reaktions- und Bearbeitungsfristen hinterlegen wir je nach Versicherer-Vertrag und Fallart. Der Timer startet bei Falleröffnung automatisch und macht jede offene Frist sichtbar, bevor sie reißt.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für Einzelunternehmer ebenso wie für wachsende Teams. Ihr Team greift mobil per App auf alle Vorgänge, Aufgaben und Dokumente zu, auch von unterwegs.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.