Fertigungs-Setup-Programm

Von der Anfrage zur Rechnung in einem System.

Vertrieb, Kalkulation und Fertigung laufen in Zoho zusammen, Angebote in Minuten, Auftragsstatus für alle sichtbar, Lieferung und Rechnung direkt aus dem Auftrag.

  • Kalkulation und Angebot in Minuten statt Stunden
  • Auftragsstatus von Verkauf bis Fertigung auf einen Blick
  • Lieferung und Rechnung ohne Bruch, direkt aus dem Auftrag
Erstgespräch buchen Workflow Planner öffnen Antwortzeit: noch am selben Tag
1:30
Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·USA

Fertigung

Ein Industrieunternehmen aus den USA standardisiert seinen kompletten Vertriebsprozess von der Anfrage bis zum unterschriebenen Auftrag in einem einzigen Zoho-Stack.

Pain
  • Angebote wurden manuell in Word formatiert, Stunden pro Quote
  • Estimating verbrachte Tage damit, ähnliche Altprojekte in Ordnern zu suchen
  • Vertrieb sprach mit den falschen Ansprechpartnern; Entscheider blieben unerreicht
  • Kein einheitlicher Prozess: jede Opportunity lief ihren eigenen Weg
Gain
  • PDF-Angebot per Klick aus dem CRM, Stunden werden zu Minuten
  • Material-List-Approval-Blueprint reduziert Downstream-Fehler erheblich
  • Hunter/Apollo-Anreicherung lenkt Outreach gezielt auf Entscheider
  • CRM ↔ Books bidirektional synchron, beide Systeme zeigen jederzeit dieselbe Wahrheit
Projektdauer Laufend seit 2026
Gebaut mit
Zoho CRMHunter / ApolloLinkedInZoho FormsZoho FlowZoho Marketing Automation
Fallstudie·Deutschland

Multi-Vendor-Vertrieb

Ein deutsches Handelsunternehmen mit mehreren Lieferanten und Außendienst brauchte eine einheitliche Vertriebsplattform.

Pain
  • Lieferantenkataloge und Preise auf verschiedenen Excels verteilt
  • Außendienst plante Routen manuell und verlor Zeit auf der Straße
  • Angebote und Rechnungen wurden händisch in Systeme abgetippt
  • Direktvertrieb und Händlergeschäft vermischten sich in den Auswertungen
Gain
  • Ein CRM für alle Lieferanten mit dynamischer Filterung
  • Geo-optimierte Routen, mehr Kundenbesuche pro Tag
  • Beleg-Daten landen automatisch in den richtigen Feldern
  • Umsatzdashboard nach Kunde und Lieferant zeigt die Gewinnquellen
Projektdauer ~1 Monat
Gebaut mit
Zoho CRMAircallMapslyZoho FlowZoho Marketing AutomationZoho Sites
Das Problem

CRM gekauft, und kalkuliert wird trotzdem in Excel?

Bei Auftragsfertigern bricht der Prozess meist zwischen Vertrieb und Werkstatt. Nicht die Auftragslage ist das Problem, sondern dass alles von Hand und über zu viele Kanäle läuft.

  • Kalkulation kostet Zeit

    Jede Angebotskalkulation läuft von Hand über Excel-Tabellen, langsam, fehleranfällig und für niemanden nachvollziehbar.

  • Auftragsstatus unklar

    Wo steckt der Auftrag? Vertrieb fragt in der Werkstatt nach, die Werkstatt sucht die Spezifikation. Keiner sieht den Stand auf einen Blick.

  • Lieferung und Rechnung getrennt

    Lieferschein, Rechnung und Auftrag liegen in verschiedenen Tools. Nachfassen wird zur Handarbeit, Rechnungen gehen spät raus.

Die Lösung

Ein System für den ganzen Fertigungsprozess

Von der Anfrage bis zur Rechnung folgt jeder Auftrag demselben Ablauf. Vertrieb und Werkstatt arbeiten am selben Stand, nichts geht zwischen Büro und Fertigung verloren.

Fertigungsleiter prüft mit dem Tablet einen Auftrag auf einer sauberen, modernen Werkstattfläche

Von der Anfrage zum Angebot per Vorlage

Kalkulationsvorlagen mit Ihren Materialpreisen und Stundensätzen. Aus der Anfrage wird ein sauberes, kalkuliertes Angebot in Minuten statt Stunden.

KalkulationsvorlageAngebotsgeneratorPDF per Klick
Mitarbeiter mit Schutzbrille bedient eine CNC-Maschine mit Präzisionsteilen

Auftragsstatus von Verkauf bis Fertigung

Eine Auftrags-Pipeline mit Fertigungsstatus. Vertrieb und Werkstatt sehen denselben Stand, ohne Nachfragen und ohne Tabellen-Chaos.

Auftrags-KanbanFertigungsstatusVertrieb ↔ Werkstatt
Zwei Mitarbeiter prüfen ein fertiges Teil an einer Qualitätsstation

Jede Spezifikation am richtigen Auftrag

Zeichnungen, Spezifikationen und Freigaben legen sich selbst pro Auftrag ab. Kein Suchen in Mails, kein Abtippen, kein verlorenes Dokument.

Auto-OrdnerSpezifikationenWorkDrive
Zoho · für Fertigung konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Fertigungsprozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihren Ablauf ein: von der Anfrage über die Fertigung bis zur Lieferung.

Zoho CRM Suchen… + Hinzufügen
Kalkulation2
CNC
Frästeile Müller Maschinenbau
€ 32.400
SB
Schweißrahmen Brückner Fördertechnik
€ 18.900
Angebot1
CNC
Gehäuse Hartmann Anlagenbau
€ 27.600
Gewonnen1
SB
Stahlbaugruppe Sondermann Metallbau
€ 54.800
Zoho CRM

CRM · Auftrags-Pipeline

Jede Anfrage als Deal: Frästeile oder Schweißbaugruppen, Angebotswert, Phase und nächster Schritt.

  • Pipeline nach Auftragsphasen
  • Frästeile & Schweißbau getrennt
  • Angebote in Minuten
Zoho Inventory Suchen… + Neu
FertigungsauftragMaterialLieferterminWertStatus
FA-2025-118Edelstahl 1.430112.06.2025€ 32.400 In Fertigung
FA-2025-121Aluminium AW-606018.06.2025€ 18.900 Material bestellt
FA-2025-124Baustahl S235JR09.06.2025€ 11.250 Fertig
FA-2025-127Edelstahl 1.440424.06.2025€ 27.600 Wartet auf Material
Zoho Inventory

Fertigungsaufträge & Material

Fertigungsaufträge mit Material, Liefertermin und Status, Bestellung und Werkstatt verbunden.

  • Material je Auftrag
  • Liefertermine im Blick
  • Status bis in die Fertigung
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
Aufträge›FA-2025-118›Dokumente
Fertigungszeichnung.pdf 03.06 freigegeben
Materialzertifikat 3.1.pdf 05.06 geprüft
Prüfprotokoll.pdf 06.06 wartet auf Signatur
Abnahmeprotokoll.docx — Entwurf
WorkDrive · Sign

Zeichnungen & Prüfprotokolle

Zeichnungen, Materialzertifikate und Prüfprotokolle direkt am Auftrag, inkl. E-Signatur.

  • Alles am Auftrag abgelegt
  • E-Signatur für Abnahmen
  • Versionen & Zugriffe
Zoho Projects Suchen… + Hinzufügen
Konstruktion & Zeichnung Mo–Di
Zuschnitt & Fertigung Mi–Do
Qualitätsprüfung Fr
Versand & Lieferung Mo
Zoho Projects

Produktionsplanung

Von der Konstruktion bis zum Versand: jede Aufgabe terminiert und zugewiesen.

  • Terminierte Fertigungsschritte
  • Konstruktion bis Versand
  • Fortschritt live
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrer Fertigung ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe von der Anfrage über Kalkulation und Fertigung bis zur Rechnung und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihre Prozesse in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Kunden-, Artikel- und Auftragsdaten.
  4. BegleitungSchulung von Vertrieb und Werkstatt, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
KI in der Praxis

Wo KI im Angebots- und Auftragsprozess wirklich Arbeit abnimmt.

Keine Spielerei, konkrete Stellen, an denen wir KI in echten Zoho-Setups eingebaut haben, damit Angebote schneller rausgehen und keine Spezifikation untergeht.

  • Datenblätter von Hand abtippen
    Spezifikations-OCR

    Datenblätter und Zeichnungen lesen sich aus

    Maße, Materialien und Mengen werden per OCR aus Anfrage-PDFs, Datenblättern und Zeichnungen extrahiert und in die Kalkulation übernommen, kein Abtippen vor dem Angebot.

  • Jedes Angebot von Hand schreiben
    Angebots-Entwurf

    Angebotstexte in Sekunden vorbereitet

    Für wiederkehrende Anfragen schlägt die KI fertige Angebots- und Antwortentwürfe in Ihrem Ton vor. Ihr Vertrieb prüft die Kalkulation und bestätigt nur noch.

  • Alte Aufträge mühsam durchsuchen
    Ähnliche Aufträge

    Vergleichbare Projekte sofort gefunden

    Die KI durchsucht zurückliegende Aufträge und findet zur neuen Anfrage die ähnlichsten Projekte, sodass Sie auf Basis dessen kalkulieren, was Sie schon einmal gefertigt haben.

Kontakt

Bereit, Angebot und Auftrag in einem System zu führen?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihren Betrieb zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

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Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Können wir wiederkehrende Anfragen auf Basis früherer Aufträge kalkulieren?

Ja. Das System findet zu einer neuen Anfrage die ähnlichsten zurückliegenden Aufträge, sodass Ihr Vertrieb auf bereits gefertigten Projekten aufsetzt, statt jede Kalkulation von Grund auf neu in Excel zu bauen.

Sehen Vertrieb und Werkstatt denselben Auftragsstatus?

Ja. Auftrag und Fertigungsstatus liegen in einer gemeinsamen Pipeline. Der Vertrieb muss nicht in der Werkstatt nachfragen, und die Werkstatt findet Spezifikation und Freigabe direkt am Auftrag statt im Postfach.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Artikel- und Auftragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für kleine Werkstätten ebenso wie für wachsende Fertiger. Ihre Mitarbeiter greifen mobil per App auf Aufträge, Aufgaben und Dokumente zu, auch direkt aus der Fertigung.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.