SHK-Setup-Programm

SHK-Betriebe steuern jeden Auftrag mit Zoho One

Von der Anfrage über Angebot und Einsatzplanung bis zur wiederkehrenden Wartung: ein System, das Sanitär, Heizung und Klima mit Live-Auftragsstatus, Techniker-Disposition und Wartungsverträgen trägt.

  • Jeder Auftrag mit Live-Status: Anfrage, Angebot, Montage, erledigt
  • Techniker-Disposition, Anfahrt und Wartung in einem Fluss
  • Kein verpasster Wartungstermin, kein liegengebliebener Notdienst
Erstgespräch buchen Workflow Planner öffnen Antwortzeit: noch am selben Tag
1:30
Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·Deutschland

Außendienst

Ein deutscher Field-Service-Anbieter verbindet Vertrieb, Ticketing, Außendienst und Abrechnung zu einer einzigen Plattform.

Pain
  • Anfahrtspauschalen wurden manuell pro Adresse abgeschätzt, Fehler waren Alltag
  • Techniker hatten beim Einsatz keine Sicht auf das Gerät des Kunden
  • Berichte wurden auf Papier verfasst und Tage später ins System getippt
  • Monatliche Abrechnung war ein Marathon aus Excel und Word
Gain
  • Adresseingabe → Anfahrtszone und Pauschale automatisch im Deal
  • Atera-Inventar, Asset-Management und Wartungsverträge in einem CRM-View
  • Voice-to-Text-Bericht plus Kundenunterschrift auf einem Screen vor Ort
  • PandaDoc-Vertragsunterzeichnung löst Won automatisch aus
Projektdauer ~4 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMAteraPandaDocMetaZoho DeskZoho Creator
Fallstudie·Deutschland

Multi-Vendor-Vertrieb

Ein deutsches Handelsunternehmen mit mehreren Lieferanten und Außendienst brauchte eine einheitliche Vertriebsplattform.

Pain
  • Lieferantenkataloge und Preise auf verschiedenen Excels verteilt
  • Außendienst plante Routen manuell und verlor Zeit auf der Straße
  • Angebote und Rechnungen wurden händisch in Systeme abgetippt
  • Direktvertrieb und Händlergeschäft vermischten sich in den Auswertungen
Gain
  • Ein CRM für alle Lieferanten mit dynamischer Filterung
  • Geo-optimierte Routen, mehr Kundenbesuche pro Tag
  • Beleg-Daten landen automatisch in den richtigen Feldern
  • Umsatzdashboard nach Kunde und Lieferant zeigt die Gewinnquellen
Projektdauer ~1 Monat
Gebaut mit
Zoho CRMAircallMapslyZoho FlowZoho Marketing AutomationZoho Sites
Fallstudie·Deutschland

Personalmanagement

Ein deutscher Hausverwaltungs- und Personaldienstleister brauchte eine durchgängige Plattform vom Lead bis zur Abrechnung, inklusive mobiler App für die Mitarbeiter im Feld.

Pain
  • Feldstunden landeten auf Papier und wurden händisch in Excel übertragen
  • Verträge per Print + Post, Vertragszyklen dauerten Wochen
  • Keine Sicht darauf, welcher Mitarbeiter gerade wo arbeitet
  • Abschlags- und Schlussrechnungen mussten manuell zusammengeführt werden
Gain
  • Mobile App liefert Zeiten und GPS direkt in die Abrechnung
  • Verträge laufen end-to-end digital über E-Signatur
  • Fuhrpark mit TÜV, Mietzeitraum und Kilometerstand in einem Modul
  • Dashboards zeigen Personaleinsatz und Projektkosten transparent
Projektdauer ~3 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMZoho CreatorZoho ProjectsZoho BooksZoho WriterZoho Sign
Das Problem

Volle Auftragsbücher, aber die Disposition im Kopf?

Bei SHK-Betrieben zerfasert der Prozess zwischen Büro, Baustelle und Notdienst. Nicht die Auftragslage ist das Problem, sondern dass alles von Hand und über zu viele Kanäle läuft.

  • Aufträge auf Zetteln und im Kopf

    Anfragen kommen per Telefon, Mail und WhatsApp. Welcher Auftrag wo steht, weiß nur, wer gerade dran war. Nachfragen kosten Zeit und Termine gehen unter.

  • Disposition per Zuruf

    Welcher Monteur fährt morgen wohin, mit welchem Material? Die Planung lebt auf dem Whiteboard und ist veraltet, sobald ein Notdienst dazwischenkommt.

  • Wartung und Rechnung bleiben liegen

    Wartungsverträge, Prüftermine und Schlussrechnungen werden ohne festes System verwaltet. Fällige Wartungen werden vergessen und Geld bleibt liegen.

Die Lösung

Ein System für den ganzen SHK-Prozess

Von der Anfrage bis zur Wartung folgt jeder Auftrag demselben Ablauf. Büro, Baustelle und Notdienst arbeiten am selben Stand, nichts geht zwischen den Einsätzen verloren.

SHK-Monteur prüft eine Heizungsanlage und dokumentiert am Tablet

Jeder Auftrag mit Live-Status

Anfragen, Angebote und Aufträge in einer Pipeline. Heizungstausch, Bad-Sanierung oder Wärmepumpe, Status und nächster Schritt sind für das ganze Team in Echtzeit sichtbar.

Auftrags-PipelineLive-StatusAngebot per Klick
Wärmepumpe und Heiztechnik in einem modernen Technikraum

Einsatzplanung und Techniker-Disposition

Termine, Monteure und Material an einem Ort. Wer fährt wann wohin, wird sichtbar geplant, auch wenn ein Notdienst dazwischenkommt.

DispositionEinsatzplanungNotdienst
SHK-Handwerker installiert Sanitärtechnik in einem modernen Bad

Wartung, Prüfung und Rechnung automatisiert

Wartungsverträge lösen Termine automatisch aus, Prüfprotokolle landen am Auftrag und die Rechnung geht direkt raus. Kein vergessener Wartungstermin mehr.

WartungsverträgePrüfprotokolleAuto-Rechnung
Zoho · für SHK konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den SHK-Prozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihre Abläufe ein: von der Anfrage über Disposition und Montage bis zur wiederkehrenden Wartung.

Zoho CRM Suchen… + Hinzufügen
Angebot2
HZ
Heizungstausch Fam. Weber
€ 14.800
BAD
Bad-Sanierung Fam. Ünal
€ 21.400
In Montage1
WP
Wärmepumpe Fam. Roth
€ 27.900
Erledigt1
HZ
Heizung Kellermann
€ 12.300
Zoho CRM

CRM · Auftrags-Pipeline

Jeder Auftrag als Datensatz: Heizungstausch, Bad-Sanierung oder Wärmepumpe, Auftragswert, Status und nächster Schritt, von der Anfrage bis zum erledigten Auftrag.

  • Pipeline nach Auftragsstatus
  • Angebot & E-Signatur per Klick
  • Notdienst sofort sichtbar
Zoho FSM · Projects Suchen… + Hinzufügen
Notdienst · Rohrbruch Mo
Wärmepumpe · Montage Di–Mi
Bad · Sanitär Do
Wartung Heizung Fr
Zoho FSM · Projects

Einsatzplanung

Von der Anfahrt bis zur Inbetriebnahme: jeder Einsatz terminiert, jedem Monteur zugewiesen, Notdienst und Wartung im selben Plan.

  • Terminierte Einsätze
  • Monteur-Disposition
  • Notdienst & Wartung im Blick
Zoho Books Suchen… + Neu
BelegKundeDatumBetragStatus
RE-2025-042Heizung Kellermann14.05.2025€ 12.300 Bezahlt
RE-2025-047Bad Fam. Ünal21.05.2025€ 21.400 Offen
WV-2025-011Wartung Roth01.06.2025€ 189 Wiederkehrend
AZ-2025-009Wärmepumpe Roth03.06.2025€ 9.000 Anzahlung
Zoho Books

Rechnungen & Wartungsverträge

Auftragsrechnungen und wiederkehrende Wartungsverträge an einem Ort, mit Zahlungsstatus und automatischer Erinnerung.

  • Rechnung direkt aus dem Auftrag
  • Wiederkehrende Wartungsverträge
  • Offene Posten im Blick
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
Aufträge›Wärmepumpe Roth›Dokumente
Angebot_Waermepumpe.pdf 10.05 signiert
Wartungsvertrag_Roth.pdf 12.05 wartet auf Signatur
Pruefprotokoll_Heizung.pdf 18.05 erfasst
Abnahmeprotokoll.docx — Entwurf
WorkDrive · Sign

Angebote & Prüfprotokolle

Angebote, Wartungsverträge und Prüfprotokolle direkt am Auftrag, inklusive E-Signatur, nichts geht mehr verloren.

  • Alles am Auftrag abgelegt
  • E-Signatur für Angebote & Verträge
  • Prüfprotokolle mobil erfasst
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrem SHK-Betrieb ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe von der Anfrage über Disposition und Montage bis zur Wartung und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihre Prozesse in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Kunden-, Auftrags- und Wartungsdaten.
  4. BegleitungSchulung von Büro, Monteuren und Disposition, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
KI in der Praxis

Wo KI im SHK-Betrieb wirklich Arbeit abnimmt.

Keine Spielerei, konkrete Stellen, an denen wir KI in echten Zoho-Setups eingebaut haben, damit Anfragen sortiert ankommen und keine Wartung untergeht.

  • Jede Anfrage von Hand einordnen und priorisieren
    Anfrage-Routing

    Anfragen landen sortiert am richtigen Auftrag

    Eingehende Anrufe und Mails werden automatisch gelesen, als Notdienst, Angebot oder Wartung eingestuft und priorisiert, ohne manuelles Triagieren im Büro.

  • Aufmaß und Angebot von Hand kalkulieren
    Angebots-Assistent

    Angebot aus dem Aufmaß vorbereitet

    Aus Aufmaß-Notizen und Fotos schlägt die KI Positionen, Material und Stundensätze vor, sodass aus der Anfrage in Minuten ein sauberes Angebot wird.

  • Wartungsfällige Anlagen im Kopf behalten
    Wartung & Service

    Fällige Wartungen werden von selbst gemeldet

    Zoho Zia erkennt fällige Wartungen und Prüftermine im Voraus und schlägt Termine vor, sodass Ihr Team Wartungsverträge aktiv nutzt statt sie zu vergessen.

Kontakt

Bereit, jeden Auftrag in einem System zu steuern?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihren Betrieb zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Workflow Planner öffnen

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Passt das System für Sanitär, Heizung und Klima gleichzeitig?

Ja. Aufträge, Angebote und Wartungsverträge lassen sich pro Gewerk unterscheiden, laufen aber in einem System. Ihr Team sieht wahlweise nur die Heizungsaufträge, nur die Bäder oder alles nebeneinander, ohne getrennte Tabellen.

Wie hilft das System beim Notdienst und der Disposition?

Notdienst-Anfragen werden sofort als dringend erkannt und einem verfügbaren Monteur zugewiesen. Die Disposition zeigt in Echtzeit, wer wann wo im Einsatz ist, sodass ein spontaner Notfall die restliche Planung nicht durcheinanderbringt.

Können wir Wartungsverträge damit automatisch verwalten?

Ja. Jede Anlage mit Wartungsvertrag löst den nächsten Termin automatisch aus, inklusive Erinnerung, Prüfprotokoll und Rechnung. Fällige Wartungen bleiben nicht mehr liegen und werden zu planbarem, wiederkehrendem Umsatz.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Auftrags- und Wartungsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Monteure?

Ja. Zoho One eignet sich für den kleinen Meisterbetrieb ebenso wie für wachsende SHK-Firmen. Ihre Monteure greifen mobil per App auf Aufträge, Termine und Dokumente zu, auch direkt auf der Baustelle.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Anlagendaten.