Setup-Programm für Softwareagenturen

Vom Lead bis zum Wartungsvertrag in einem System.

Wir bauen Software- und Entwicklungsagenturen ein Zoho-System, das Anfrage, Angebot, Sprint und Support trägt, mit Vertrieb, Projekt und Wartung immer auf demselben Stand.

  • Angebote in einem Tag statt einer Woche
  • Zeit und Budget laufen live gegen jedes Projekt
  • Support-Tickets und Wartungsverträge an einem Ort, nichts bleibt unabgerechnet
Erstgespräch buchen Workflow Planner öffnen Antwortzeit: noch am selben Tag
1:30
Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

1 / 3
Fallstudie·Remote

KI-SaaS

Ein remote arbeitendes KI-SaaS-Startup verbindet Produkt-, Billing- und Vertriebsdaten zu einem selbstlaufenden Revenue-Stack.

Pain
  • Plan-Upgrades wurden manuell ins CRM nachgepflegt, Verzögerung von Tagen
  • Revenue-Daten lagen im Billing-System, Pipeline-Daten im CRM, keine gemeinsame Wahrheit
  • Investoren-Reports wurden mühsam aus Spreadsheets zusammengetragen
  • Workspace-Aktivität war unsichtbar, Upgrade-Gespräche kamen zu spät
Gain
  • Jede Zahlung erscheint live als CRM-Transaktion, Revenue Ops greift auf eine Quelle zu
  • Trial-, Paid- und Churn-Stages werden automatisch durch Webhooks gesetzt
  • Cohort-Analyse zeigt, welcher Akquisekanal welchen Wert erzeugt
  • Marketing-Spend ist mit CAC und Cost-per-User-Reports datenbasiert verteidigbar
Projektdauer Laufend seit 2023
Gebaut mit
Zoho CRMZoho BillingZoho Analytics
Fallstudie·Deutschland

Partnerprogramme

Ein deutscher B2B-Anbieter baut ein wiederholbares Partnergewinnungs-Programm auf: von der LinkedIn-Erstanbahnung über NDA und Vertrag bis zum eröffneten Vendor-Account läuft alles in einem CRM-Flow.

Pain
  • LinkedIn-Kontakte versandeten in Tabellen, ohne dass Vertrieb davon erfuhr
  • NDAs wurden per E-Mail, PDF-Anhang und manueller Nachverfolgung verschickt
  • Won-Events wurden manuell ins CRM und in die Buchhaltung übertragen
  • Follow-ups versandeten, Partnergespräche verloren ihr Momentum
Gain
  • LinkedIn-Leads fließen direkt in die CRM-Partner-Pipeline
  • NDA wird in Sekunden generiert, per E-Signatur unterschrieben und löst Won aus
  • Won-Deal eröffnet automatisch Vendor-Konto und startet das Onboarding-Projekt
  • Bookings-Kalender für Discovery-Calls speist direkt in CRM-Records ein
Projektdauer ~6 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMLinkedInZoho SignZoho BookingsZoho WriterZoho Projects
Fallstudie·Deutschland

Leadgenerierung

Eine deutsche Lead-Generation-Plattform hatte Web-Leads, Bookings und CRM-Deals in getrennten Welten.

Pain
  • Web-Leads landeten in Postfächern und gingen im Tagesgeschäft unter
  • Bookings-Termine ohne automatisch verknüpften Deal
  • Jeder Vertriebsmitarbeiter hat sein eigenes Vorgehen erfunden
  • Keine belastbaren Zahlen, woher Conversions wirklich kommen
Gain
  • Jeder Lead wird unmittelbar zu einem strukturierten Deal
  • Standardisierter Prozess von der Anfrage bis zum Abschluss
  • Deluge-Skripte performant, wartbar und dokumentiert
  • Marketing-ROI klar pro Quelle und Funnel-Stufe
Projektdauer ~2 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMZoho FlowZoho Analytics
Das Problem

Tolle Software gebaut, und die eigene Verwaltung im Chaos?

Bei Software- und Entwicklungsagenturen verteilt sich der Betrieb über Slack, Sheets und Notion. Nicht die Auftragslage ist das Problem, sondern dass nichts davon zusammenhängt.

  • Leads & Scope im Chat

    Anfragen, Anforderungen und Absprachen liegen in Slack-Threads, Mails und losen Dokumenten. Bis zum Angebot ist die Hälfte verloren.

  • Angebote dauern zu lang

    Jede Aufwandsschätzung wird neu von Hand zusammengebaut. Tage vergehen, der Interessent springt ab oder verhandelt den Preis.

  • Zeit & Budget unsichtbar

    Ob ein Projekt noch im Plan oder längst im Minus ist, sehen Sie erst bei der Abrechnung, wenn die Stunden schon verbrannt sind.

Die Lösung

Ein System für den ganzen Agentur-Prozess

Von der Anfrage bis zur Wartung folgt jedes Projekt demselben Ablauf. Vertrieb, Projekt und Support arbeiten am selben Stand, nichts geht zwischen Chat und Rechnung verloren.

Softwareentwickler konzentriert an einem aufgeräumten Schreibtisch mit zwei Monitoren

Leads und Angebote in einer Pipeline

Jede Anfrage landet im CRM statt im Chat. Scope und Anforderungen hängen am Deal, vom ersten Kontakt bis zur Unterschrift verliert nichts den Faden.

Lead-PipelineScope am DealAngebot per Klick
Kleines Software-Team vor einem Whiteboard voller Architektur-Diagramme

Projekt, Zeit und Budget in Echtzeit

Aus dem gewonnenen Angebot wird automatisch ein Projekt mit Aufgaben und Budget. Erfasste Stunden laufen gegen das Budget, Sie sehen Abweichungen, bevor sie wehtun.

Auto-ProjektZeiterfassungBudget-Alarm
Entwicklerteam in einer entspannten Produkt-Demo rund um einen Laptop

Support und Wartung mit System

Tickets aus Mail und Portal landen in Desk, verknüpft mit Kunde und Wartungsvertrag. Sie wissen jederzeit, was abgedeckt ist und was abgerechnet wird.

Ticket-DeskWartungsverträgeSLA-Übersicht
Zoho · für Softwareagenturen konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Agentur-Prozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihre Abläufe ein: vom Lead über Angebot und Sprint bis zum Wartungsvertrag.

Zoho CRM Suchen… + Hinzufügen
Angebot2
PRJ
Portalrelaunch Brennecke
€ 48.000
RET
Wartung Stadtwerke Velen
€ 2.400
Verhandlung1
PRJ
Mobile App Lindgruber
€ 72.500
Gewonnen1
PRJ
ERP-Schnittstelle Hovestadt
€ 64.000
Zoho CRM

CRM · Agentur-Pipeline

Jede Anfrage als Deal: Festpreis-Projekt oder Retainer, Angebotswert, Phase und nächster Schritt.

  • Pipeline nach Agentur-Phasen
  • Projekt & Retainer getrennt
  • Scope hängt am Deal
Zoho Books Suchen… + Neu
RechnungKundeDatumBetragStatus
RE-2025-031Brennecke GmbH12.05.2025€ 24.000 Bezahlt
RE-2025-034Hovestadt AG19.05.2025€ 64.000 Offen
RET-2025-05Stadtwerke Velen01.05.2025€ 2.400 Wiederkehrend
AZ-2025-009Lindgruber03.06.2025€ 36.250 Anzahlung
Zoho Books

Rechnungen & Retainer

Projektrechnungen, Anzahlungen und monatliche Wartungs-Retainer an einem Ort.

  • Anzahlung & Schlussrechnung
  • Retainer monatlich automatisch
  • Offene Posten im Blick
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
Projekte›Portalrelaunch Brennecke›Dokumente
Lastenheft_v2.pdf 08.05 freigegeben
Angebot_Festpreis.pdf 10.05 signiert
Wartungsvertrag.pdf 12.05 wartet auf Signatur
API-Spezifikation.docx — Entwurf
WorkDrive · Sign

Specs & Verträge

Lastenhefte, Angebote und Wartungsverträge direkt am Projekt, inkl. E-Signatur.

  • Alles am Projekt abgelegt
  • E-Signatur integriert
  • Versionen & Zugriffe
Zoho Projects Suchen… + Hinzufügen
Sprint-Planning & Backlog Mo
Feature: Login-Flow Di–Mi
Code-Review & QA Do
Deployment & Release Fr
Zoho Projects

Sprint-Planung

Vom Backlog bis zum Release: jede Sprint-Aufgabe terminiert und zugewiesen.

  • Sprint-Aufgaben terminiert
  • Entwickler-Zuweisung
  • Fortschritt live
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrer Agentur ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe von der Anfrage über Projekt und Sprint bis zum Support und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihre Prozesse in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Kunden-, Projekt- und Vertragsdaten.
  4. BegleitungSchulung Ihres Teams, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
Plus KI

Mehr Tempo mit KI, ohne Mehraufwand.

Die KI übernimmt wiederkehrende Handarbeit; Entscheidungen und Kundenkontakt bleiben bei Ihrem Team.

  • Lastenhefte werden von Hand durchgeackert.
    Anforderungs-Extraktion

    RFPs und Lastenhefte lesen sich aus

    Aus eingehenden Ausschreibungen und Anforderungsdokumenten extrahiert die KI Umfang, Module und offene Punkte und legt sie am Deal ab. Die Aufwandsschätzung startet nicht mehr bei null.

  • Jede Schätzung wird von Hand gebaut.
    Angebots-Entwurf

    Schätzung und Angebot kommen vorbereitet

    Auf Basis von Scope und Ihren Stundensätzen schlägt die KI einen Angebots- und Schätzungsentwurf vor. Ihr Team prüft und gibt frei, statt jede Kalkulation von Hand zusammenzubauen.

  • Tickets werden manuell zugeordnet.
    Ticket-Klassifizierung

    Support-Tickets landen sortiert in Desk

    Eingehende Tickets aus Mail und Portal werden gelesen, nach Dringlichkeit kategorisiert und mit Kunde und Wartungsvertrag dem richtigen Bearbeiter zugeordnet, ohne manuelles Triagieren.

Kontakt

Bereit, mehr Projekte mit dem gleichen Team zu schaffen?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihre Agentur zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Workflow Planner öffnen

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Sehen wir während eines laufenden Projekts, ob die Stunden noch zum Budget passen, oder erst bei der Abrechnung?

Während des Projekts. Erfasste Zeit läuft live gegen das Budget, und Sie bekommen ein Signal, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft, nicht erst, wenn die Stunden schon verbrannt sind.

Erkennt das System bei einem Support-Ticket, ob die Leistung durch einen Wartungsvertrag abgedeckt ist?

Ja. Jedes Ticket in Desk ist mit Kunde und Wartungsvertrag verknüpft. Ihr Team sieht sofort, was im Vertrag enthalten ist und was separat abgerechnet wird.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für Einzelunternehmer ebenso wie für wachsende Teams. Ihr Team greift mobil per App auf alle Vorgänge, Aufgaben und Dokumente zu, auch von unterwegs.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.