Wo klemmt es bei Ihnen?
Wählen Sie Ihren Einstieg — das Raster springt zu den passenden Funktionen.
Die 14 Funktionen
Jede Funktion entfernt eine konkrete Handarbeit
Schluss mit dem Googeln jedes neuen Leads
Daten-Anreicherung
Neuer Lead „Muster GmbH" → Branche, Mitarbeiterzahl und Website-Technik stehen im Datensatz, bevor Sie anrufen.
Beispiel
BrancheSolartechnik
Mitarbeiter45
Umsatz5–10 Mio €
Tech-StackHubSpot · Stripe
Auslöser → KI → Aktion Neuer Lead landet im CRM → Firmografie- und Tech-Stack-Recherche → Felder gefüllt, Segment zugewiesen
Grenze: Nur so gut wie die Quellen; bei sehr kleinen Firmen dünn.
Lieferanten-PDFs nicht mehr in Books abtippen
Daten-Extraktion
40 Lieferantenrechnungen im Monat → Positionen landen als Bestellung in Books, das PDF hängt am Datensatz.
Beispiel
PosArtikelMengePreis
1PV-Modul 430W24€ 2.856
2Wechselrichter 10kW2€ 2.180
3Montageschiene60€ 540
Auslöser → KI → Aktion Lieferanten- oder Angebots-PDF trifft ein → Positionen werden ausgelesen → Bestellung/Auftrag in Books angelegt
Grenze: Sehr uneinheitliche Layouts brauchen einmal eine Prüfschleife.
Nicht jede Rechnung öffnen, um Nummer und Betrag zu kopieren
Dokumenten-OCR
Rechnung per Mail → Nummer, IBAN und Summe erkannt, in Books abgelegt, PDF in WorkDrive.
Beispiel
Rechnungs-Nr.RE-2026-0483erkannt
IBANDE89 3704 0044 …erkannt
Summe€ 4.850,00erkannt
Auslöser → KI → Aktion Rechnung/Angebot/Lieferschein kommt an → OCR + Lieferanten-Erkennung → Datensatz + Anhang abgelegt
Grenze: Handschrift und Scans schlechter Qualität bleiben Grenzfälle.
Das geteilte Postfach nicht mehr morgens von Hand sortieren
E-Mail-Klassifizierung
Sammelpostfach → jede Mail bekommt Kategorie, Dringlichkeit und Sprache und liegt in der richtigen Queue.
Beispiel
„Angebot für 12 Module …"Vertriebhoch
„Rechnung stimmt nicht …"Buchhaltung
„Wann kommt der Monteur?"Supportdringend
Auslöser → KI → Aktion Eingehende Mail → Kategorie, Dringlichkeit, Sprache erkannt → in die richtige Queue geroutet
Grenze: Neue Kategorien brauchen ein paar Beispiele zum Anlernen.
Dieselben fünf Antworten nicht immer neu formulieren
E-Mail-Entwurf
Kundenrückfrage → Entwurf aus dem Verlauf steht bereit, Sie prüfen und senden mit einem Klick.
Beispiel
Passt der Termin auch nächste Woche Dienstag?
Gerne — Dienstag, 14 Uhr passt bei uns. Ich habe den Termin für Sie reserviert und schicke die Bestätigung.
Auslöser → KI → Aktion Eine Antwort ist fällig → Entwurf aus Verlauf + Ton-Regeln → Mitarbeiter gibt frei und sendet
Grenze: Immer mit Freigabe — der Entwurf ersetzt nicht das letzte Urteil.
Nicht mehr Chats durchlesen, um Kaufabsicht zu erkennen
Intent-Erkennung
Ein Website-Chat kippt von „Support" zu „Kaufabsicht" → der zuständige Vertrieb bekommt sofort einen Hinweis.
Auslöser → KI → Aktion Chat, Mail oder Web-Verhalten → Kauf-, Support- oder Abwanderungs-Absicht → Vertrieb wird benachrichtigt
Grenze: Signale, keine Gewissheit — die Einordnung bleibt beim Menschen.
Leads nicht mehr von Hand verteilen und bei Urlaub umbuchen
Lead-Routing
Neuer Lead aus der Region Süd, spricht Englisch → landet beim passenden Owner mit freier Kapazität.
Auslöser → KI → Aktion Neuer Lead → Gebiet, Branche, Sprache, Auslastung → Owner zugewiesen
Grenze: Braucht klare Regeln für Gebiete und Vertretungen.
Nicht mehr raten, welche 200 offenen Leads zuerst
Lead-Scoring
200 offene Leads → jeder bekommt Score und Stufe A/B/C, Ihre Anrufliste steht.
Auslöser → KI → Aktion Verhalten + Firmografie → Score & Stufe berechnet → priorisierte Follow-up-Liste
Grenze: Zia bewertet nativ; die Feinabstimmung auf Ihre Kriterien kommt von uns.
Nach dem Termin nicht mehr Notizen tippen und Aufgaben anlegen
Meeting-Analyse
Nach dem Kundencall → Entscheidungen und To-dos stehen als Aufgaben mit Verantwortlichen im Projekt.
Beispiel
Entscheidungen
10kW-Anlage bestätigtOffene Punkte
Netzanschluss prüfenAufgaben
Angebot bis Fr · TB Auslöser → KI → Aktion Transkript des Gesprächs → Entscheidungen, offene Punkte, Aufgaben → Aufgaben mit Verantwortlichen angelegt
Grenze: Braucht eine saubere Aufnahme; sehr laute Calls werden ungenau.
Nicht erst drei Wochen später merken, dass ein Deal ruht
Next Best Action
Deal 21 Tage ohne Aktivität → Empfehlung mit Begründung („in 38 gewonnenen Deals folgte hier ein Angebot") und fertige Aufgabe.
Beispiel
Deal „Muster GmbH · 10kW"21 Tage ruhig
Empfehlung: Angebot nachfassen
In 38 vergleichbaren gewonnenen Deals folgte hier ein Angebot.
Auslöser → KI → Aktion Deal stagniert → nächster Schritt aus ähnlichen Gewinnen → Aufgabe für den Owner
Grenze: Empfehlung mit Begründung — die Entscheidung bleibt beim Owner.
Nicht jedes Ticket von Hand kategorisieren und priorisieren
Smart Ticket
Neues Ticket → Kategorie, Priorität und SLA gesetzt, passender KB-Artikel vorgeschlagen.
Beispiel
„Heizung tropft, kein Warmwasser"
KategorieStörung / NotdienstAI
PrioritätHochSLA 2h
Auslöser → KI → Aktion Ticket wird erstellt → Felder gesetzt + KB-Artikel vorgeschlagen → schnellere Erstreaktion
Grenze: Der Artikelvorschlag ist nur so gut wie Ihre Wissensdatenbank.
Nicht 40 Nachrichten lesen, bevor Sie einen Fall übernehmen
Zusammenfassung
24-Nachrichten-Verlauf → in ein kurzes Briefing verdichtet, die Kollegin übernimmt sofort.
Auslöser → KI → Aktion Langer Verlauf/Datensatz/Dokument → strukturiertes Briefing → Übergabe in Sekunden
Grenze: Eine Zusammenfassung ersetzt keinen Blick in kritische Details.
Angebote und Antworten nicht mehr für jede Sprache neu schreiben
Übersetzung
Angebot auf Deutsch → sauberes Englisch/Türkisch, Fachbegriffe bleiben identisch.
Beispiel
Ihr Angebot für die PV-Anlage 10 kWp liegt bei …
Auslöser → KI → Aktion Inhalt in beliebiger Sprache → DE/EN/TR, Terminologie bleibt erhalten → ein Team bedient alle Märkte
Grenze: Fachbegriffe steuern wir über ein Glossar — nicht raten lassen.
Nicht den ganzen Tag dieselben Produkt- und Statusfragen beantworten
Chat-Assistent
Besucherfrage → aus der Wissensdatenbank beantwortet, mit Quelle; unklare Fälle gehen mit Kontext ans Team.
Beispiel
Wie lade ich mein Zertifikat?
Unter „Zertifikate → Download". Quelle: Hilfe-Center
Auslöser → KI → Aktion Frage von Besucher oder Mitarbeiter → Antwort aus Ihrer Wissensdatenbank → bei Unsicherheit mit Kontext eskaliert
Grenze: Bei Unsicherheit übergibt er an den Menschen — das ist Absicht, keine Schwäche.
